5 soovitust tööandjale kaugtöö korraldamiseks

Triniti

Arvestades koroonaviiruse (Covid-19) ühte olulist mõju – massiline töötamine kodust, kirjeldame siinkohal, mida tööandja peab valitsevas eriolukorras tegema efektiivse, turvalise ja õiguspärase kaugtöö tagamiseks. Lühidalt nõutab seadusandlus ja sealhulgas andmekaitse reeglistik, et tööandja oleks kehtestanud sisekorra, mis tagab tööandja kehtestatud nõuete täitmise, töö efektiivse jätkumise ning tööandja õiguse kontrollida töö tegemist. 

Kehtesta arusaadav reeglistik, millal töötaja peab andma terviseinfo tööandjale 

Kõigepealt tõusetub küsimus sellest, millal üldse töötaja kaugtööle suunata. Tänases kriisiolukorras on koroonaviirus see, mis on töötajaid kodust töötama sunnib. Kodust töötamisele suunamine ei ole aga kõigile tööandjatele alati sobiv lahendus. Kui tööandjal on vaja töökäsi ka töökohas, siis tuleb tööandjal hinnata, kas saata töötaja koju või lubada tööle. Selle hindamiseks peab tööandja paratamatult töötaja terviseandmeid kasutama. Andmekaitseõigus seab mitmeid nõuded sellele, kuidas ja millistel tingimustel võib töötajatelt nende terviseandmeid nõuda. Selle kohta loe lähemalt siit. Lisaks töötaja tervise kohta küsimisele võib olla vajalik ka töötaja reisiinfo ning perekonnaliikmete terviseinfo kogumine. Enamgi veel, kohapealse töö puhul võib olla isegi vajalik nii töötaja kraadimine, testide tegemine või ka näiteks organisatsiooni kaamerate kaudu mittekätlemise poliitika jälgimine.  

Olenemata sellest, millisel õiguslikul alusel tööandja terviseinfot nõutab, on tarvilik kindlaks määrata, millal töötaja peab info  enda tervislikust seisundist tööandjale esitama. Kõige asjakohasem on kehtestada kohustus teavitada enda otsest juhti, kui töötajal ilmnevad haiguse sümptomid, need esinevad tema lähedasel või on töötaja puutunud kokku sümptomitega isikuga Eestis või reisides. Reeglites on asjakohane viidata Terviseameti veebilehele, millel on kirjeldatud haigussümptomid ning kohustuslikud käitumisviisid 

Tähtis on anda töötajatele infot sellest, kuidas tööandja kogu saadud terviseinfoga edasi toimetab. 

Anna töötajatele selgelt teada, millal oodatakse, et töötaja teeb kaugtööd 

Igal organisatsioonil on enda töö tegemise spetsiifika ja töökultuur. Tänases olukorras on mõistlik, kui see on vähegi võimalik selliselt, et ettevõtte toimimine ei seisku, võimaldada osaliselt või täielikult teha kaugtööd. 

Kui suuremal osal juhtudest soovib töötaja seda ise või tehakse sellekohane kokkulepe tööandjaga, siis võib esineda ka olukord, kus töötaja kaugtööd tegemast keeldub. Sellisel juhul on tööandjal mitmeid võimalusi kaitsmaks teiste töötajate ohutust ja tervist, sh viimase meetmena töölepingu lõpetamine. Selle kohta loe täpsemalt siit. 

Kehtesta töötajatele kaugtöö tegemise kord 

Järgnevalt toome välja näitliku loetelu, mida ettevõtte kaugtöö tegemise korras soovitame kajastada: 

  • Kas töötaja peab kaugtööd tegema konkreetses kohas/ruumis? 
  • Kas töötaja peab kaugtöö tegemise koha tööandjale avaldama? Selline info võib tööandjale olla oluline teada näiteks küberturvalisuse põhjustel; 
  • Kas töötaja võib kasutada ainult tööandja antud või ka isiklikke seadmeid? 
  • Kas töötaja võib kasutada avatud internetti tööalase informatsiooni töötlemiseks või on ta kohustatud kasutama virtuaalset privaatset võrku (VPN)? 
  • Kas infovahetus töötaja asukoha ja tööandja serveri vahel peab olema krüpteeritud? 
  • Millised on kaugtööle kohalduvad küberhügieeni nõuded, tööandjal vastavate infoturbe ja muude poliitikate olemasolu korral tuleks neid töötajatele meelde tuletada (kaugtööks kasutatav Wi-Fiühendus, arvutiekraani automaatne lukustus, paberkandjate hoidmine kaugtöö asukohas, elektrooniliste dokumentide koopiate seadmes hoidmise keeld)? 
  • Kuidas on tagatud töötaja töötervishoid (minimaalsed kohustuslikud töötingimused). 

Kirjelda kaugtöö korras põhjalikult tööandja õigust töö tegemist kontrollida ja jälgida 

Kaugtöö toob kaasa tööandja vajaduse „teada“, kuidas töö tegemine edeneb ja kas järgitakse kõiki turvanõudeid. See, kui kaugele saab tööandja kontrolli ja järelevalvega minna, sõltub nii töö iseloomust kui ka organisatsioonikultuurist. Kindlasti tuleb aga kontrolli reeglitest töötajatega rääkida ja need reeglid kirja panna. 

Tööandja jaoks on oluline tagada küberturvalisus, ärisaladuse ja intellektuaalomandi kaitse ning andmekaitsenõuete täitmine. Selleks võib olla asjakohane rakendada kõrgendatud infotehnoloogilisi poliitikaid näiteks keelates suure hulga dokumentide allalaadimine serverist ja nende printimine. 

Võta töötajalt kinnitus korraga nõustumise ja sellest arusaamise kohta 

Kui tööandja ja töötaja füüsilises maailmas kohtuvad, siis tuleb sellised eeskirjad loomulikult töötajale tutvustada, nende sisu selgitada ning tutvumise fakti osas võtta töötajalt kinnitus. Praeguses olukorras tuleb läbi ajada, kas virtuaalse „kohtumisega“ või soovitame reegleid tutvustada organisatsioonis kasutusel oleva dokumendihalduse süsteemi kaudu või e-kirja teel paludes töötajalt vastuskirja kinnitamaks korraga tutvumine. 

Viimaks on tähtis ka see, kas ja kuidas jõustada reegleid, kui neid ei jälgita. Selleks lubab töölepingu seadus leppida kokku ka leppetrahvis ning õiguse nõuda kahju hüvitamist leppetrahvi ületavas osas. Nii leppetrahvi kui kahju hüvitamise kohustuse soovitame, kui see töölepingus puudub, lisada kaugtöö tegemise korda ja ühtlasi leppida kokku ja vormistada töölepingu lisadena arvestades töölepingu seaduses sätestatud piirangut, et leppetrahv peab seonduma:  

  • saladuse hoidmise kohustuse rikkumisega; 
  • konkurentsipiirangu kokkuleppe rikkumisega; või 
  • tööle asumisest keeldumisel või omavolilisel töölt lahkumisel.

Kui töölepingus leppetrahvi ja kahju hüvitamise sätted juba olemas on, siis soovitame korras selgitada, et need leppetrahviga tagatud kohustused kehtivad ka kaugtöö puhul.  

Loe ka meie andmekaitse spetsialistide blogi sellest, kuidas ja kuna koguda töötaja kohta terviseandmeid seoses koroonaviirusega siit ning muid eriolukorras lahendusi pakkuvaid juhiseid ja abimaterjale siit. Andmekaitse kohta üldisi juhiseid uuri siit: https://triniti.ee/andmekaitse/.  

Kui teil on seoses COVID-19 põhjustava koroonaviirusega seonduva hädaolukorraga tekkinud õiguslikke küsimusi või soovite abi käesolevas kirjutises viidatud reeglite koostamisega, õigustatud huvi hinnangu või  andmekaitse mõjuhinnangu tegemisega, siis võtke meiega ühendust! 

TRINITI advokaatide pidevalt täienevaid ning eriolukorras soovitusi andvad postitused leiate siit: https://triniti.ee/covid-19-koroonaviirus/

Lisa kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata. Nõutavad väljad on tähistatud *-ga